Création d’une recherche extérieure au départ d’un état

Dans Monarch Classic, la fenêtre Recherches extérieures sert à créer une recherche extérieure permettant l’ajout de colonnes depuis une base de données extérieure au tableau Monarch Classic.

Imaginons par exemple un état de ventes mensuelles détaillées par client. Cet état inclut le nom et l'adresse de chaque client, ainsi que les articles achetés par chacun durant le mois considéré. Monarch Classic permettrait dans ce cas le chargement de l’état et l’extraction de toutes ses données, dans un tableau listant tous les clients et tous les articles vendus à chacun. La combinaison de ces données spécifiques à certaines caractéristiques démographiques (revenu moyen des ménages en fonction du code postal ou de l’adresse, par exemple) permettrait de réaliser d’intéressantes analyses, révélatrices des tendances d’achat de certains produits. L'information résultante serait à son tour utile à la concentration des efforts de marketing sur les zones géographiques associées aux caractéristiques démographiques relevées.

La recherche extérieure entre en jeu à ce stade. Si une base de données accessible contient les renseignements démographiques voulus en fonction de la municipalité, du code postal, de l’adresse ou de tout autre champ présent dans l’état de ventes mensuelles de départ, Monarch Classic permet d’effectuer une recherche dans cette base de données et d’en ajouter les champs intéressants au tableau Monarch Classic. Ainsi, si le revenu moyen peut être obtenu par code postal, la liaison du tableau Monarch Classic à la base de données démographiques à travers le champ du code postal permettrait l’ajout au tableau d’un champ listant le revenu moyen de chaque client en fonction de son code postal. Il serait ensuite possible de créer un récapitulatif Monarch Classic détaillant les ventes de produits par niveaux de revenus et révélant ainsi les groupes responsables de l’achat de la majorité de chaque produit. Cette analyse favoriserait, en fin de compte, un meilleur ciblage des produits.

Dans l’exemple ci-dessus, le tableau Monarch Classic avait été initialement peuplé des données extraites d’un état, et un champ y a été ajouté par recherche extérieure dans une base de données. Les données d’origine pourraient tout aussi bien avoir été importées d’une base de données extérieure.

Création d’une recherche extérieure au départ d’un état

Procédez comme suit après avoir ouvert un état, un modèle et un tableau :

1. Sélectionnez Ajouter depuis le ruban de la Conception du tableau, sélectionnez Recherches extérieures puis Base de données dans les listes déroulantes. La boîte de dialogue Ouvrir une base de données s'affiche.

2. Sélectionnez la source des données.

Pour sélectionner une source déjà utilisée, cliquez sur la flèche de la liste déroulante pour afficher les dernières sources invoquées et sélectionnez celle de votre choix.

Pour sélectionner une nouvelle source, cliquez sur le bouton Parcourir pour obtenir la liste des sources de données disponibles :

1. • Sélectionnez l'option Fichier local ou réseau si vos données résident dans un fichier enregistré sur votre disque local ou sur un disque réseau qui vous est accessible. Monarch Classic Classic permet la jointure avec différents types de fichier de base de données, y compris MDB/ACCDB de MS-Access, XLS/XLSX/XLSM de MS-Excel et DBF de dBASE.

   • Sélectionnez « Fichier Web... » si vos données résident sur une page Web. Il vous faudra saisir l'URL de la page Web dans la boîte de dialogue Ouvrir un fichier Web.

   • Sélectionnez l'option Connexion ODBC... si vos données résident dans un système de gestion de base de données (SGBD) accessible à travers une connexion ODBC. Par exemple, les systèmes SQL Server, Oracle, DB2 et Informix sont compatibles avec la norme ODBC.

Remarque : Monarch Classic permet l’adjonction aux sources de données ODBC pour lesquelles vous avez défini un nom de source ODBC DSN. Monarch Classic ne crée pas ce DSN ; vous devez le définir vous-même à l’aide de l’application Sources de données ODBC du Panneau de configuration de Windows ou d’un autre utilitaire comparable.

1. • Choisissez Connexion OLEDB... pour spécifier la source OLE DB appropriée pour le type de données auquel vous voulez accéder.

Pour le type de source Fichier local ou réseau, le bouton Parcourir ouvre une fenêtre d'ouverture de fichier ordinaire. Accédez au lecteur et dossier du fichier de base de données désiré, sélectionnez le fichier et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Pour les sources de données de type ODBC, la boîte de dialogue affiche tous les noms ODBC DSN disponibles. Elle peut contenir plusieurs onglets regroupant logiquement les différents types de sources. Choisissez l'onglet où trouver le nom de la source désirée, sélectionnez ce nom et cliquez sur OK.

Le nom de la source sélectionnée s'inscrit dans la zone Source des données.

3. Sélectionnez la table qui contient les données avec lesquelles la liaison doit être établie.

4. Sélectionnez OK. La fenêtre Recherche extérieure s'ouvre.

5. Entrez le nom à donner à la recherche extérieure dans la case Nom, puis cliquez sur la coche verte pour accepter.

Remarque : Si vous ne nommez pas la recherche extérieure, le nom de sa table est utilisé.

6. Définissez la ou les colonnes de liaison.

Une colonne de liaison définit le ou les liens unissant le tableau Monarch Classic à la base de données extérieure.

Cochez la case Colonne de liaison correspondante pour ajouter un champ que vous souhaitez utiliser en guise de colonne de liaison. Après avoir coché la case, complétez le lien en sélectionnant le champ de liaison correspondant dans la colonne Nom de la fenêtre Tableau.

Remarque : Les deux colonnes doivent être du même type (Caractère, Numérique ou Date) et contenir des valeurs correspondantes pouvant servir à l'établissement d'une relation entre les deux tables. Leur nom ne doit pas nécessairement être identique (une colonne peut par exemple être intitulée « ID client » et l'autre, « N° client »).

7. Cochez les cases des champs que vous souhaitez importer dans la fenêtre Tableau de Monarch Classic.

Si vous souhaitez sélectionner tous les champs, cliquez sur Sélectionner tout au bas du tableau.

8. Pour appliquer un filtre d'importation, accédez à la fenêtre Recherches extérieures, onglet Filtre de recherche extérieure.

9. Sélectionnez Accepter pour accepter la nouvelle recherche extérieure.

Vous pouvez utiliser les champs liés comme tous les autres champs de Monarch Classic. Vous pouvez les faire figurer dans vos définitions de filtre, tri, champ calculé et récapitulatif, et vous pouvez les imprimer ou les exporter avec les autres champs extraits d’un état.

Stockage des paramètres de recherche dans un fichier de modèle

Les paramètres d’une recherche peuvent être enregistrés dans un fichier de modèle Monarch Classic avec les autres informations relatives à une session Monarch Classic. Au chargement du modèle, ces paramètres rétablissent la recherche vers la base de données extérieure.

Le stockage des paramètres de recherche dans un fichier de modèle s’effectue par une opération toute simple. Vous enregistrez le fichier de modèle, et le tour est joué ! Le fichier de modèle enregistre le nom de la base de données, les champs utilisés pour la recherche et ceux liés au tableau Monarch Classic. En appliquant ce modèle à une session ultérieure, Monarch Classic vous épargnera le travail accompli ici.