Daten in PDF-Dateien exportieren

Mit Monarch Classic können Sie extrahierte Berichtsdaten in eine PDF-Datei exportieren. Falls Sie eine Tabelle mit vielen Feldern (d. h. Spalten) haben, sollten Sie vielleicht im Fenster Felderliste nicht benötigte Felder verdecken, bevor Sie die Daten in eine PDF-Datei exportieren (verdeckte Felder werden nicht mit exportiert). Auch sollten Sie sich überlegen, ob es evtl. vorteilhaft ist, die Spaltenbreiten anzupassen.

Hinweise:

• Da es sich beim PDF-Format um ein seitenorientiertes Format handelt, wird die Breite der PDF-Dateien in Monarch Classic im Fenster „Seiteneinrichtung“ festgelegt. Vor dem Exportieren in eine PDF-Datei ist es daher vielleicht angebracht, einige dieser Einstellungen zu ändern. Unter der Überschrift „Paginierung für Excel und PDF“ sollten Sie vielleicht eine andere Papiergröße, wie z. B. „A2““, einstellen.

• Es kann vorteilhaft sein, als Papierformat das „Querformat““ einzustellen, um möglichst viele Daten auf eine Seite zu bekommen, da Monarch Classic beim Exportieren in eine PDF-Datei einfach die Daten abschneidet, die nicht auf die gewählte Seite passen. Zum Ändern dieser Einstellungen wählen Sie die Registerkarte Datei und dann Seite einrichten aus, um das Fenster Seite einrichten anzuzeigen.

• Sie sollten vielleicht auch die Schriftgröße für Ihre Tabelle oder Summierung verkleinern, wenn eine sehr breite Datenmenge an eine PDF-Datei exportiert werden soll. Selbst die Schriftgröße 6 ist noch groß genug, wenn im PDF-Viewer die Zoom-Funktion benutzt wird. Bei sehr langem Text in den Feldern kann es auch von Vorteil sein, die Reihenhöhe zu ändern. Sie können die Spaltenbreite dann beim Umbrechen des Textes neu einstellen.

• Wenn Sie einen Bericht in eine PDF-Datei mit Lesezeichen importieren möchten, erstellen Sie einen Berichtsindex für den Bericht.

Schritte:

1. Gehen Sie zu Exportentwurf.

2. Wählen Sie Export hinzufügen auf der Exportansicht-Multifunktionsleiste aus. Das Dialogfeld Export hinzufügen wird angezeigt.

3. Wählen Sie eine Quelle im Quellenansichts-Selektor aus.

4. Wählen Sie Adobe PDF als Exportdateityp im Fensterbereich Exportdateityp aus.

5. Wählen Sie Hinzufügen aus. Das Fenster Exportentwurf wird angezeigt.

6. Legen Sie die Ausgabe fest (die einzugebenden Werte werden vom Ausgabetyp abhängig sein).

7. Im Feld Tabellenansicht:

• Geben Sie den Exportnamen ein.

• Wählen Sie die Filter- und Sortier-Definitionen aus, die auf den Export angewendet werden.

8. Wählen Sie Akzeptieren.

9. Informationen zum Ausführen des neu erstellten Exports finden Sie unter Exporte ausführen.