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Übersicht: Mit externen Verweistabellen arbeiten
Mit Hilfe des Fensters Externe Verweistabellen von Monarch Classic können Verweistabellen erstellt werden, um zwei oder mehr Datenbanktabellen oder einen Bericht mit ein oder mehr Datenbanktabellen zu verknüpfen. Um zwei Datenbanktabellen verknüpfen zu können, müssen beide Tabellen ein oder mehrere Felder aufweisen, durch die eine Beziehung zwischen den beiden Tabellen hergestellt werden kann. Mit anderen Worten, es muss zumindest ein Feld vorhanden sein, dessen Werte in beiden Tabellen gleich sind. Dieses Feld wird das Verknüpfungsfeld genannt.
Ein gutes Beispiel für ein Verknüpfungsfeld ist das Feld „Kunden-ID“, das die Kundenkennungen enthält. Wenn z. B. eine Datenbanktabelle Datensätze über die einzelnen detaillierten Kundentransaktionen und andere Informationen über Kundenkontakte enthält, können Sie das in beiden Tabellen vorhandene Feld „Kunden-ID“ als Verknüpfungsfeld (d. h. als das Feld, das die Beziehung zwischen den beiden Tabellen herstellt) verwenden. Aus dieser Verknüpfung ergibt sich dann eine Datenbanktabelle, aus der sowohl die Transaktions- als auch die Kundenkontaktdaten hervorgehen.
Monarch Classic unterstützt einen einzigen Verweistabellentyp, bei dem es sich, technisch gesehen, um eine sogenannte Linksaußen-Verknüpfung handelt. Angenommen, Sie haben eine Liste, in der die Namen von zehn Bekannten aufgeführt sind, die Sie zu einer Party einladen möchten, aber dummerweise haben Sie nicht die Telefonnummern. Wenn Sie dann das Telefonbuch aufschlagen, um nach den einzelnen Nummern zu suchen, führen Sie damit eine Abfrage durch. Das Ergebnis Ihrer Abfrage ist in diesem Fall eine Liste der gleichen 10 Bekannten, in der aber jetzt auch die zugehörigen Telefonnummern aufgeführt sind. Datenbanktechnisch ausgedrückt, hatten Sie zu Anfang also nur eine einzige Datenspalte, die wir einmal Spalte „Name“ nennen wollen. Als nächstes haben Sie dann eine Beziehung zwischen dieser Spalte und dem Telefonbuch hergestellt, und zwar auf Basis der gleichen Namensspalte, die sich auf jeder Seite des Telefonbuchs befindet. Für jeden Wert in Ihrer Namensspalte haben Sie dann den entsprechenden Wert in der Namensspalte des Telefonbuchs ausgesucht und die einzelnen Telefonnummern aus dem Telefonbuch als zweite Spalte (der Rufnummernspalte) in Ihre Liste übertragen. Sie haben damit eine Verweistabelle aufgebaut.
Wenn zwei Tabellen auf diese Weise verknüpft werden, enthält die erste Liste evtl. Datensätze, die in der zweiten Tabellen nicht vorhanden sind. Es kann beispielsweise vorkommen, dass einer der 16 Namen in Ihrer Partyliste im Telefonbuch nicht vorhanden ist (vielleicht hat diese Person eine Geheimnummer oder wohnt nicht in dem Bezirk, für den das Telefonbuch zuständig ist). Das gleiche trifft auch auf die zweite Tabelle zu (denn das Telefonbuch hat natürlich erheblich mehr Namen, als in Ihrer Partyliste aufgeführt sind).
Bei einer solchen Verweistabelle leitet eine Tabelle die Verknüpfung ein und empfängt die Daten aus der anderen Tabelle, die Verweistabelle genannt wird, da sie die Daten enthält, nach denen Sie suchen. In den meisten Datenbankanwendungen hängt es ganz von der Syntax des Verknüpfungsbefehls ab, welche Tabelle dabei welche Rolle spielt. In dem Ausdruck „Linksaußen-Verknüpfung“ bezieht sich das Wort „Linksaußen“ auf die Tabelle, die links im Befehl genannt wird, und somit die Tabelle ist, die die Verknüpfung einleitet. In Monarch Classic ist es jedoch die Monarch Classic-Tabelle, die stets die Verweistabelle einleitet, und die externe Datenbank ist daher immer die Verweistabelle. Diese Syntax ist erforderlich, da der Monarch Classic-Tabelle durch die Verweistabelle zusätzliche Informationen aus der externen Datenbank hinzugefügt werden sollen und nicht umgekehrt.
Anders ausgedrückt, in Monarch Classic ist eine Verweistabelle nur dazu da, der Monarch Classic-Tabelle Informationen (oder Felder) aus einer externen Datenbank hinzuzufügen. Um eine Verweistabelle zwischen der Monarch Classic-Tabelle und einer externen Datenbanktabelle aufzubauen, müssen beide Tabellen zumindest ein Feld enthalten, dessen Werte gleich sind. Dieses Feld oder diese Felder werden Verknüpfungsfelder genannt, und die aus der externen Datenbank importierten Felder sind daher die verknüpften Felder. Die aus externen Datenbanken verknüpften Felder können in Monarch Classic genauso wie alle anderen Felder verwendet werden. Mit anderen Worten, Sie können verknüpfte Felder in Filter-, Sortier-, Berechnungsfeld- und Summierungsdefinitionen verwenden sowie diese Felder auch verdecken, umbenennen, drucken und kopieren. Desgleichen können verknüpfte Felder genauso wie andere Monarch Classic-Daten exportiert werden.
Monarch Classic-Sitzung werden bis zu 16 externe Verweistabellen unterstützt, wodurch Daten aus mehreren externen Datenbanktabellen mit der Monarch Classic-Tabelle verknüpft werden können. Die sich daraus ergebende Datenmenge wird oft Ansicht genannt. Monarch Classic können Ansichten importiert werden, da es sich bei einer Ansicht um die gleiche logische Struktur wie bei einer Tabelle handelt (d. h. es ist eine „flache“ Datenbanktabelle). Unter Verwendung dieser Methode können Sie in der Regel jede erforderliche Datenmenge importieren. Es ist dabei jedoch notwendig, dass Sie Zugriff auf die Anwendung haben, in der sich die Quelldaten befinden, und auch die erforderliche Fertigkeit auf diesem Gebiet.
Hinweis: Eine externe Verweistabelle in einem Modell kann mit einer externen Verweistabelle in einem anderen Modell verknüpft werden. Auch können externe Verweistabellen importiert werden. Weitere Informationen hierüber sind unter „Objekte verknüpfen“ und „Externe Verweistabellen verknüpfen“ zu finden.
Weitere Informationen hierüber sind unter folgenden Themen zu finden: