Mit Hilfe des Fensters Externe Verweistabelle von Monarch Classic können Sie eine externe Verweistabelle erstellen, um der Monarch Classic-Tabelle Spalten aus einer externen Datenbank hinzuzufügen.
Angenommen, Sie arbeiten mit einem monatlichen Verkaufsbericht, aus dem die monatlichen Verkäufe an die einzelnen Kunden hervorgehen. Dieser Bericht enthält vielleicht Namen und Adresse eines jeden Kunden sowie die Titel, die vom Kunden während des betreffenden Monats gekauft wurden. Mit Hilfe von Monarch Classic können Sie diesen Bericht laden und alle darin enthaltenen Daten extrahieren, so dass sich daraus eine Tabelle ergibt, in der alle Kunden sowie alle an die einzelnen Kunden verkauften Titel aufgeführt sind. Wenn diese Einzelheiten über bestimmte Kunden mit irgendwelchen demografischen Informationen (wie z. B. dem durchschnittlichen Haushaltseinkommen nach Postleitzahl oder Straßenadresse) in Zusammenhang gebracht werden, könnten einige interessante Analysen vorgenommen werden, um herauszufinden, wie sich die Kaufgepflogenheiten der Kunden auf Ihre Verkaufspalette auswirkt. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse könnten dann dazu benutzt werden, bestimmte Produkte geografisch gezielt anzubieten.
Das ist genau der Punkt, wo eine externe Verweistabelle sehr praktisch ist. Sofern Sie Zugriff auf eine Datenbank mit detaillierten demografischen Informationen, unterteilt nach Ort, Postleitzahl, Straße oder irgendeinem anderen Feld haben, das auch im monatlichen Verkaufsbericht vorhanden ist, können Sie Monarch Classic dazu verwenden, eine Verweistabelle zur Datenbank aufzubauen, so dass bestimmte Felder aus der Datenbank in die Monarch Classic-Tabelle mit einbezogen werden können. Als Beispiel kann das nach Postleitzahl ausgeworfene Durchschnittseinkommen genommen werden. Durch Verknüpfung der Monarch Classic-Tabelle mit der demografischen Datenbank auf Basis des PLZ-Feldes, können Sie Ihrer Tabelle das Feld „Durchschnittseinkommen“ hinzufügen, in dem dann das Durchschnittseinkommen nach Postleitzahl für die einzelnen Kunden angeführt ist. Sobald Sie diese Informationen in Ihrer Tabelle haben, können Sie eine Monarch Classic-Summierung erstellen, durch die Ihre Verkäufe nach Einkommensstufe ausgeworfen werden, woraus dann zu ersehen ist, bei welcher Einkommensstufe die einzelnen Produkte am meisten gekauft werden. Auf Basis dieser Analyse sind Sie in der Lage, die einzelnen Produkte gezielter anzubieten.
In dem vorstehend angeführten Beispiel wurde die Monarch Classic-Tabelle anfangs mit den aus einem Bericht extrahierten Daten bestückt, denen dann ein zusätzliches Feld hinzugefügt wurde, und zwar durch Erstellung einer externen Verweistabelle zu einer Datenbank. Im gleichen Beispiel könnten natürlich auch anstelle der Berichtsdaten die Daten aus einer externen Datenbank verwendet werden.
Während ein Bericht, ein Modell und eine Tabelle geöffnet sind, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie auf der Tabellenentwurf-Multifunktionsleiste Hinzufügen, dann Externe Verweistabellen, und anschließend in den Dropdown-Menüs die Option Datenbank aus. Daraufhin wird das Dialogfeld Datenbank öffnen angezeigt.
Wählen Sie die Datenquelle aus.
Sie können eine bereits zuvor benutzte Datenquelle wählen, indem Sie im Feld „Datenquelle“ auf den Pfeil klicken, um die Liste der zuletzt benutzten Datenquelle anzuzeigen und dann die gewünschte Datenquelle in der Liste auszuwählen.
Wenn Sie dagegen eine neue Datenquelle auswählen möchten, müssen Sie auf Durchsuchen klicken, um ein Dialogfeld anzuzeigen, in dem alle verfügbaren Datenquellen aufgeführt sind:
Wählen Sie die Option Lokale oder Netzwerkdatei, wenn sich die benötigten Daten in einer Datei auf dem lokalen Laufwerk oder auf einem Netzwerklaufwerk befinden, auf das Sie Zugriff haben. Monarch Classic ist in der Lage, mit verschiedenen Datenbankdateiformaten zu verknüpfen, wie z. B. mit MS-Access MDB/ACCDB-Dateien, MS-Excel XLS/XLSX/XLSM-Dateien sowie mit dBASE DBF-Dateien.
Wählen Sie Web-Datei, wenn sich Ihre Dateien auf einer Web-Seite befinden. Sie müssen die URL der Web-Seite in das Dialogfeld Web-Datei öffnen eingeben.
Wählen Sie die Option ODBC-Verbindung, wenn sich die gewünschten Daten in einem Datenbankverwaltungssystem (DBMS) befinden, auf das Sie über ODBC Zugriff haben. Bei ODBC-kompatiblen Datenbanksystemen kann es sich um SQL Server, Oracle-, DB2- oder Informix Client/Server-Datenbanken handeln.
Hinweis: Monarch Classic kann mit ODBC-Datenquellen verknüpfen, sofern Sie eine Definition für einen ODBC-Datenquellennamen (auch DSN genannt) erstellt haben. Monarch Classic vorgenommen. Sie müssen diese Aufgabe selbst ausführen, und zwar über das ODBC-Datenquellen-Applet in der Windows-Systemsteuerung oder über ein ähnliches Dienstprogramm.
Wählen Sie die Option OLEDB-Verbindung, um den entsprechenden OLE DB-Anbieter für den Datentyp anzugeben, auf den Sie zugreifen möchten.
Wenn Sie nach einer lokalen oder Netzwerkdatei als Datenquelle suchen, wird das standardmäßige Dialogfeld „Datei öffnen“ angezeigt. Navigieren Sie in diesem Dialogfeld zu dem Laufwerk und Verzeichnis, das die gewünschte Datenbankdatei enthält, und wählen Sie dann die Datei aus, bevor Sie auf „Öffnen“ klicken.
Wenn Sie dagegen nach einer ODBC-Datenquelle suchen, erscheint ein Dialogfeld, in dem alle verfügbaren ODBC DSNs aufgelistet sind. Oben in diesem Dialogfeld können sich zwei oder mehr Register befinden, unter denen verschiedene Datenquellentypen logisch gruppiert aufgelistet sind. Wählen Sie das Register, das den gewünschten Datenbanknamen enthält, und wählen Sie dann diesen Namen aus, bevor Sie auf OK klicken.
Daraufhin erscheint die ausgewählte Datenquelle im Feld Datenquelle.
Wählen Sie die Tabelle aus, in der sich die Daten befinden, mit denen verknüpft werden soll.
Klicken Sie auf OK. Daraufhin wird das Fenster Externe Verweistabellen eingeblendet.
Geben Sie einen Namen für die externe Verweistabelle
in das Feld Name ein und
klicken Sie anschließend auf das grüne Häkchen 
,
um die Eingabe zu bestätigen.
Hinweis: Wenn Sie der externen Verweistabelle keinen Namen zuweisen, wird automatisch der zugehörige Tabellenname genommen.
Definieren Sie die Verknüpfungsspalten.
Eine Verknüpfungsspalte definiert die Verknüpfung(en) zwischen der Monarch Classic-Tabelle und der externe Datenbank.
Klicken Sie in das Kontrollkästchen Verknüpfungsspalte, die dem Feld entspricht, das als Verknüpfungsspalte verwendet werden soll. Vervollständigen Sie anschließend die Verknüpfung, indem Sie das entsprechende Verknüpfungsfeld in der Spalte Tabellenfenstername auswählen.
Hinweis: Die beiden Spalten müssen vom gleichen Datentyp sein (Zeichen, Numerisch oder Datum) und auch übereinstimmende Werte enthalten, über die eine Beziehung zwischen den beiden Tabellen erstellt werden kann. Die beiden Spalten brauchen nicht gleichnamig zu sein (d. h. eine Spalte kann z. B. die Bezeichnung „Kunden-ID“ und die andere die Bezeichnung „Kundennummer“ haben).
Markieren Sie die Kästchen der Felder, die in das Tabellenfenster von Monarch Classic importiert werden sollen.
Wenn alle Felder ausgewählt werden sollen, klicken Sie auf Alle auswählen unten in der Tabelle.
Gehen Sie zur Registerkarte Externer Verweistabellenfilter im Fenster Externe Verweistabellen, wenn Sie einen Importfilter anwenden möchten.
Wählen Sie Akzeptieren, wenn die externe Verweistabelle Ihren Wünschen entspricht.
In Monarch Classic können verknüpfte Felder genau wie alle anderen Felder benutzt werden. Das heißt, verknüpfte Felder können ohne weiteres in Filter-, Sortierungs-, Berechnungsfeld- und Summierungsdefinitionen Verwendung finden. Auch können diese Felder zusammen mit den aus einem Bericht extrahierten Feldern gedruckt oder exportiert werden.
Die Verweisparameter können zusammen mit anderen Informationen über die Monarch Classic-Sitzung in einer Monarch Classic-Modelldatei gespeichert werden. Beim Laden der Modelldatei werden die Verweisparameter dann dazu verwendet, erneut die Verweistabelle zu der externen Datenbank herzustellen.
Es ist recht einfach, Verweisparameter in einer Modelldatei zu speichern. Sie brauchen zu diesem Zweck die Modelldatei nur zu speichern. In dieser Datei wird dann automatisch der Name der Verweisdatenbank aufgezeichnet, und zwar zusammen mit den Feldern, aus denen die Verweistabelle aufgebaut wurde, sowie den Feldern, die mit der Monarch Classic-Tabelle verknüpft wurden. Durch Anwendung dieses Modells auf zukünftige Monarch Classic-Sitzungen bleibt die in vorhergehenden Sitzungen bereits fertig gestellte Arbeit erhalten.