Monarch Classic können Sie Daten aus einer externen Datenbank importieren. Öffnen Sie zuerst eine Datenbank und wählen Sie anschließend die Felder im Datenbankfenster aus, die Sie an Monarch Classic importieren möchten.
Die aus einer externen Datenbank importierten Daten können genauso wie Berichtsdaten verwendet werden. Durch Anwendung von Filtern haben Sie die Möglichkeit, Daten auszulesen, Felder zu verdecken und umzubenennen, Daten zu sortieren, neue Berechnungsfelder sowie Summierungsberichte zu erstellen, Daten zu drucken und zu kopieren und Daten an jedes Dateiformat zu exportieren, das von Monarch Classic unterstützt wird.
Wählen Sie die Registerkarte Datei, Öffnen und dann Datenbank aus. Daraufhin wird das Dialogfeld Datenbank öffnen angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Lokale oder Netzwerkdatei: Wählen Sie diese Option, wenn sich die benötigten Daten in einer Datei auf dem lokalen Laufwerk oder auf einem Netzwerklaufwerk befinden, auf das Sie Zugriff haben. Verwenden Sie das angezeigte Dialogfeld „Datei auswählen“, um eine Datei des gewünschten Typs zu wählen. Monarch Classic kann auf folgende Dateiformate zugreifen:
Microsoft Excel (*.xls;*xlsx;*.xlsm)
Microsoft Access (*.accdb;*.mdb)
Begrenzte Textdateien (*.csv;*.tab;*.asc)
dBASE-Datei (*.dbf)
Web-Datei: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Verweisdatei in einem Ordner auf einem Web Server gespeichert ist. Sie müssen den Web Server, den Ordner und die Sicherheitseinstellungen angeben.
ODBC-Verbindung: Diese Option ist zu wählen, wenn die gewünschten Daten sich in einer SQL-Datenbank oder in einem anderen Datenbanksystem befinden, auf das Sie über ODBC zugreifen können. Monarch Classic ist in der Lage, Daten aus ODBC-Datenquellen zu ziehen, für die Sie eine ODBC-Verbindung (d. h. eine Datenquellen-Namensdefinition oder DSN) aufgebaut haben. Es werden dann alle vorhandenen DSNs angezeigt. Wählen Sie einen der aufgelisteten DSNs aus.
OLE DB-Verbindung: Diese Option ist zu wählen, wenn die gewünschten Daten sich in einer SQL-Datenbank oder in einem anderen Datenbanksystem befinden, auf das Sie über OLE DB zugreifen können. Hinweis: OLE DB eignet sich besonders für die Verwendung mit SQL-Server-Datenbanken wahrscheinlich besser als ODBC. Versuchen Sie die Verbindung mit der gewünschten Datenquelle über OLE DB anstatt mit ODBC aufzubauen. Wählen Sie eine dieser Option aus dem Dropdown-Menü aus:
Datenverknüpfungsassistent: Wählen Sie diese Option, um über das Dialogfeld „Datenverknüpfungseigenschaften“ den entsprechenden OLE DB-Anbieter für den Datentyp anzugeben, auf den Sie zugreifen möchten.
Datenverknüpfungsdatei: Wählen Sie diese Option, um über das Dialogfeld „Datenverknüpfungsdatei wählen“ die UDL-Datei (*.udl) auszuwählen, die am besten die Datenquelle beschreibt, mit der Sie verbunden werden möchten.
Wählen Sie die Datenquelle aus. Die ausgewählte Datenquelle erscheint im Feld Datenquelle und das Feld Quelltyp wird automatisch ausgefüllt.
Falls die Datenquelle mehrere Tabellen enthält bzw. mehrere Excel Arbeitsblätter, wählen Sie die Tabelle/das Arbeitsblatt aus.
Wählen Sie ein Modell aus (optional).
Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um eine Modelldatei zu öffnen, die die Einstellungen enthält, die auf die ausgewählte Datenquelle angewendet werden sollen. Diese Modelldatei wird im Dialogfeld Modell öffnen ausgewählt. Sie können ein bereits zuvor benutztes Modell auswählen, indem Sie im Feld „Modell“ auf den kleinen Pfeil klicken, um die Liste der zuletzt benutzten Modelle anzuzeigen und dann das gewünschte Modell in der Liste auszuwählen.
Klicken Sie auf OK, um das Datenbankfenster zu schließen.
Wählen Sie die an Monarch Classic zu importierenden Spalten aus.
Sie wählen die Spalten aus, indem Sie entweder auf Alles markieren klicken, um alle Spalten zu importieren, oder aber auf das jeweils neben dem Spaltennamen befindliche Kontrollkästchen klicken, falls nur bestimmte Spalten importiert werden sollen.
Wenn Sie das Kontrollkästchen einer Quellspalte aktivieren, wird unter „Tabellenfenstername“ ein Name angezeigt. Dieser Name wird der Spalte beim Importieren in Monarch Classic zugewiesen. Wenn Sie den Spaltennamen ändern möchten, brauchen Sie diesen nur anklicken.
Um alle zu importierenden Spalten mit einem Namenspräfix (wie z. B. „Import“) zu versehen, müssen Sie dieses Präfix in das Feld „Namenspräfix“ eingeben und dann auf „Alles markieren“ klicken (bzw. zweimal auf „Alles markieren“ klicken, wenn die Spalten bereits ausgewählt sind).
Monarch Classic öffnet daraufhin das Tabellenfenster, das dann mit den aus der ausgewählten Datenquelle importierten Daten bestückt wird. Sie sind jetzt soweit, diese Daten in Monarch Classic zu verwenden.